協(xié)同辦公自動(dòng)化與政企辦公趨勢(shì)研究

　　協(xié)同辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用對(duì)于提高辦事效率和管理水平，促進(jìn)政務(wù)公開具有重要意義。國(guó)家質(zhì)檢總局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)于1998年10月開始建設(shè)，完成了需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)和軟件開發(fā)工作，1999年8月在原國(guó)家檢驗(yàn)檢疫局機(jī)關(guān)試運(yùn)行，2000年8月正式投入使用，收到了良好的效果。此外，該系統(tǒng)先后在上海、北京、山東、天津、安徽、深圳、河北和河南等檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)試點(diǎn)成功，目前，正在進(jìn)行升級(jí)改造，以期形成質(zhì)檢系統(tǒng)應(yīng)用的版本。

　　利用提高前輩的科學(xué)技術(shù)，使部門辦公業(yè)務(wù)流動(dòng)物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中，由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人一機(jī)信息處理系統(tǒng)。只有對(duì)治理及治理業(yè)務(wù)有著深刻的理解，才會(huì)使辦公自動(dòng)化有用武之地，只有將辦公過程中天生的信息進(jìn)行有序化積累，沉淀，辦公自動(dòng)化才能施展作用。

　　辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)是對(duì)治理的理解和對(duì)信息的積累。

　　辦公自動(dòng)化(Office Automation,簡(jiǎn)稱OA)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，屬于信息化社會(huì)的產(chǎn)物。

　　辦公自動(dòng)化建設(shè)的本質(zhì)是進(jìn)步?jīng)Q議計(jì)劃效能為目的的。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的治理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整治理體系體例，在進(jìn)步效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決議計(jì)劃的一致性，最后實(shí)現(xiàn)進(jìn)步?jīng)Q議計(jì)劃效能的目的。技術(shù)只是辦公自動(dòng)化的手段。

　　在新的時(shí)期，基于多年辦公自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和互連網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，人們對(duì)辦公自動(dòng)化的熟悉也越來越清晰，從網(wǎng)絡(luò)的性質(zhì)來看，辦公自動(dòng)化應(yīng)定位于內(nèi)部網(wǎng)(Intranet)，從辦公性質(zhì)來看，辦公自動(dòng)化應(yīng)定位于數(shù)字化辦公，從信息化建設(shè)的角度來看，辦公自動(dòng)化應(yīng)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

　　根據(jù)對(duì)政府辦公業(yè)務(wù)類型和業(yè)務(wù)流程的調(diào)研和需求分析，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用功能和維護(hù)功能分成公文運(yùn)轉(zhuǎn)、局內(nèi)事宜、辦公工具、檔案管理和系統(tǒng)管理5個(gè)大類，共包含近20個(gè)子系統(tǒng)，滿足了政府辦公的需要。系統(tǒng)主界面如圖1。

　　主要系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)如下：

　　1、簽報(bào)系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)內(nèi)部簽報(bào)的擬稿、核稿、簽發(fā)、會(huì)簽、登記、報(bào)批和批示流程管理。簽報(bào)系統(tǒng)分四個(gè)環(huán)節(jié)：①成文環(huán)節(jié)，擬稿→核稿→簽發(fā)，文件在主辦司室的擬稿人、核稿人和簽發(fā)人之間流轉(zhuǎn)，核稿人和簽發(fā)人可以有若干個(gè)。簽發(fā)完成后，文件流轉(zhuǎn)給辦公廳登記或流轉(zhuǎn)給相關(guān)司會(huì)簽，當(dāng)有多個(gè)會(huì)簽單位時(shí)，可以同時(shí)發(fā)給這些單位，并行處理。②會(huì)簽環(huán)節(jié)，會(huì)簽單位的文件管理員送司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，司領(lǐng)導(dǎo)可以直接簽署意見，也可以先責(zé)成下屬提出意見(填寫會(huì)簽意見單)，然后再簽署。③辦公廳登記環(huán)節(jié)，簽報(bào)管理員完成簽報(bào)編號(hào)，并送局領(lǐng)導(dǎo)批示。系統(tǒng)支持流程中斷，即通過套打或直接打印，形成紙質(zhì)文件，電子流程中斷，轉(zhuǎn)而以紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的方式繼續(xù)辦理。在實(shí)施中，簽報(bào)管理員可以在本環(huán)節(jié)打印出紙質(zhì)文件，送領(lǐng)導(dǎo)批示。④領(lǐng)導(dǎo)批示，領(lǐng)導(dǎo)以電子或紙質(zhì)方式批示文件，并在需要時(shí)，請(qǐng)其他領(lǐng)導(dǎo)核批。對(duì)于后者，簽報(bào)管理員需要錄入文件的流轉(zhuǎn)狀態(tài)。

　　2、發(fā)文系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)文、函等類型的公文的擬稿、核稿、會(huì)簽、登記、簽發(fā)和文印、分發(fā)的流程管理。發(fā)文系統(tǒng)包括成文、會(huì)簽、登記、簽發(fā)和文印分發(fā)5個(gè)環(huán)節(jié)，其中前4個(gè)環(huán)節(jié)與簽報(bào)系統(tǒng)相似。不同的文件類型(局文、局函、辦公廳文、辦公廳函、司文、司函、明傳電報(bào)、黨組文等)具有不同的擬稿模板，這些模板參照紙質(zhì)文件的首頁(yè)設(shè)計(jì)。文印和分發(fā)環(huán)節(jié)完成印數(shù)、用章登記的功能，系統(tǒng)支持向直屬檢驗(yàn)檢疫局遠(yuǎn)程分發(fā)文件。

　　3、收文系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)對(duì)外來文件的登記、分發(fā)、催辦和查詢管理。外來文件包括直屬檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)來文和黨中央、國(guó)務(wù)院機(jī)關(guān)、其它部委和其它單位來文兩類。文件屬性主要包括來文單位、文件標(biāo)題、緊急程度(急件、普通件)、處理類型(辦件和閱件)、來文時(shí)間、領(lǐng)導(dǎo)批示和承辦單位等。系統(tǒng)支持全文掃描處理，這樣既可以進(jìn)行無紙化處理，也可以紙張和電子并行處理。辦理結(jié)果由人工填寫，對(duì)于逾期未能辦理的重要文件，秘書部門可以通過系統(tǒng)發(fā)出催辦通知。收文系統(tǒng)分局收文和司室收文兩個(gè)層次。局收文由辦公廳負(fù)責(zé)管理，司室收文由相應(yīng)司室負(fù)責(zé)管理。

　　4、督察管理系統(tǒng)(重大事件跟蹤系統(tǒng))。根據(jù)收文、領(lǐng)導(dǎo)批示形成專項(xiàng)督察，對(duì)重大事件進(jìn)行跟蹤，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)任務(wù)分送、審批、辦理結(jié)果反饋、事件辦理狀態(tài)查詢和催辦等功能。