2012-05-17
對所有用戶進行適當的培訓，并且給他們充足的時間適應新系統也是絕對關鍵的。我們估計，至少有70%的ERP部署失敗，在于最終用戶缺乏信心和能力。如果是這樣的話，用戶犯錯誤的概率將大大增加，不少人往往最后干脆拒絕使用新的系統。
HansaWorld公司為世界各地的公司部署企業資源規劃（ERP）系統，既包括只有10名員工的地方企業也包括具有很多員工的大型企業。但是，我們多次從準客戶那里聽到了這樣一個事實：他們已經完成了兩個或三個ERP系統的實施工作，所花費的成本比他們預期的要多，但是卻沒有得到預期的效果。
有時，ERP系統帶來的問題要多于它能解決的問題；在最壞的情況下，它們可能會使一個公司瀕臨破產。
事情怎么會這樣呢？與我們的一些客戶所想的恰恰相反，問題不在于所用軟件的功能低：大部分這些公司在挑選軟件之前都進行了充分的市場調查，他們所選的軟件都是來自信譽良好的廠商。
我們已經開始相信，真正的問題在于貧乏的信息和過高的期望。實施一個集成的ERP系統是一項艱巨而棘手的任務。如果公司自己都不完全了解自己的需求，或如果他們的供應商在引導他們做這些工作的時候做得不夠細致，那么實施工作將會按照錯誤的方向執行。如果他們試圖一勞永逸或者進度態度，從而忽略了正確測試的話，結果往往會更差。
一旦客戶知道了到底需要什么，ERP系統應該被按階段分期實施，首先是核心業務和財務系統。一旦這些都按照正確流程操作，并且所有的扭結都已經理順，大家就可以安心地使用新的功能，這通常會花費六至十二個月的時間。只有這樣，公司才能繼續實施其它輔助的但也很重要的系統，比如客戶關系管理系統或遠程接入模塊。
對所有用戶進行適當的培訓，并且給他們充足的時間適應新系統也是絕對關鍵的。我們估計，至少有70%的ERP部署失敗，在于最終用戶缺乏信心和能力。如果是這樣的話，用戶犯錯誤的概率將大大增加，不少人往往最后干脆拒絕使用新的系統。
將責任歸于“用戶抗拒改變”，是一個奇怪的和非理性的現象，是有些不負責任的。如果你花了5年或10年的時間，從而變得對于原來是用的工具特別熟練，當然，其實你并沒有打算放棄使用這些工具，只是因為一些聰明的推銷員在你的老板那里炫耀了一些新玩意。所以，你可能會聽到有朋友抱怨說，當老板要求使用這些所謂的新玩意以后，災害接踵而至。
在軟件部署之前、部署過程中、部署完成后進行的用戶咨詢和培訓應該能消除大部分阻力，但也應該預料到這一過程中會有一些壓力。即使新的工具要好于你原有的工具，學習使用它們也是一個很有壓力的任務。更沒有壓力，如果你要在同一時間舉行不間斷地做你的日常工作，同時還要幫助調整新工具，那么你會感到更有壓力。
這幾乎不能算作是什么新鮮事了，但是為什么大家還要堅持按照注定失敗的方法做事呢？通常，較短的施工期限以及較少的預算對此應該負有很大一部分責任。為了節省時間和金錢，有的客戶在系統還沒有完全準備好之前就急于使用它，從而在過程處理中導致災難性后果。比較好的做法是，花上幾個星期的時間以及少量的金錢作一些必要的最后測試，而不是急于投入使用。太過心急的做法只會帶來一系列的故障，從而還要花費好幾個月的咨詢時間來修補它們，最終用戶也會失去耐心。
好的項目經理決不承諾奇跡，而是要幫助他們的客戶制定比較能夠實現的比較實際的期望，以及所需的時間和可能的成本。HansaWorld是這樣規劃預算的：20%的預算用于初始分析及解決方案設計；20%的預算用于實際的建設、安裝和配置；40%的預算用于培訓和和測試；最后20%的預算用于修補Bug以及與其它系統的互聯測試。培訓和軟件測試的費用可能看起來有點太高了，但是對這這些方面的不重視是導致IT項目失敗的主要原因。
此外，對于接受的培訓，你至少花費要花費三倍以上的時間進行消化。一個集成的ERP系統并不是需要你在最后一刻按下“上線”按鈕就完成了的。如果沒有用戶的充分肯定和試用，一般都會出現問題。
最后，在你選擇一個實施ERP系統項目的合作伙伴之前，你應該進行仔細的市場調查。參考一下業內網站，然后再去實際考察他們：查看一下他們的產品有什么功能，確保該系統能處理你的問題并適合你的行業。調查一下該公司的聲譽以及實際實施的人的背景——特別是項目經理。
在你仔細選擇了軟件和供應商之后，要制定詳細的實施計劃，并且還要從一開始就充分調動你的所有用戶，直到系統成功部署完畢。你可以從一個集成的ERP系統獲得巨大的好處：成本的降低；比以往任何系統更易于使用；獲取公司從來沒有使用的信息。
