2011-02-21
你是不是把很多時間花在沒必要或是沒成效的會議上?如果是,你可不是唯一的人.大多數經理認為,會議疲勞和會議沒成效是耗盡生產率的兩個最重要的因素.因此,過去20年里一個專注于"會議管理"的行業迅速成長起來.每個企業都設置了如何開好會議的培訓課程,而且萬一未能參加培訓,你還有海報、過塑卡片和對照表單用來準備、實施、跟進.
這種關于會議的教育達到無以復加的程度,結果幾乎所有的經理都了解會議的基本原則:明確你要取得的結果;邀請合適的人參加;事先發放預讀材料;制定日程安排并嚴格執行;給與會者發放印有重要決策和行動步驟的講義.你明白這個程序.
不幸的是,在公司的發展過程中,關于有效會議的基本準則雖普遍認可,但它們可能是最沒有得到執行的程序.如果政府舉行"會議審計"的話,幾乎所有的公司都不能過關.多數經理雖然一邊在抱怨會議沒有效果,但一邊又開始做各種會議計劃,開效果很差的會議.這是一個令人吃驚的現象.
這就產生了組織生活中的一個骯臟的小秘密:盡管他們嚴正申明,實際上多數經理有意(或無意)都喜歡開會,因為有下面幾個原因.
開會促進社交互動.多數人不喜歡一個人埋頭工作;他們需要與他人保持接觸和聯系.開會讓他們感覺自己是團體的一分子,有了分享個人情緒和觀點的通道,不僅能談論工作話題,也可談論個人或政治話題.因此,有些看起來似乎與會議主題無關的嘮叨(甚至是發牢騷),其實是進行宣泄的重要社交途徑.
開會讓每個人都留在"圈子"中.隨著公司發展的日益矩陣化,公司內部相互依存,會議就像個非正式的織布機,把組織里的各路線編織在一起.員工需要了解組織里其他部門的工作進展.除了正式的交流機制以外,他們還需要非正式的方式作為補充--指導他們安全通過政治和個人生活的雷區.會議創造、加強并拓展了這些信息網絡.
開會常常是地位的象征.各種委員會的會員資格意味著你是重要人物,別人重視你的觀點,你在決策人群中占有一席之地.出席員工會議意味著你是領導團隊的一員.即使是只有一次會議要求你出席或回答問題,也能讓你在資深人員面前增加曝光率,提升你的地位.
開會的這些心理驅動力非常強大--通常要勝過培訓課程和文章中提出的那些既有邏輯又理性的"會議管理"建議.換言之,看似經理們浪費了時間或是時間沒有產出,實際上滿足了重要的個人和組織需求.
但這不能成為原諒會議泛濫、浪費時間的理由.各個層面的經理需要保持警惕,不要開大量沒必要的會議,要謹防糟糕的會議原則.舉個例子,好幾年以前,葛蘭素史克(GlaxoSmithKline)公司的研究部門就已經認識到--由于藥物研發團隊有太多的項目會議要開,而且人員涵蓋所有的職能部門--許多人的開會時間和實際的藥物研發時間相當.結果,公司制定了"適合目的"的會議流程,即只有直接參與項目中某個特別階段或問題的人參加會議,其他人只要接收會議內容通告即可.
所有的組織都應該定期檢查自己的會議模式,除了鼓勵使用日程安排、虛擬會議的方式及其他方式以外,還要像這樣做出調整.然而,只抱怨會議太多或會議效果差是沒有用的.就像飛蛾撲火,不管我們怎么說,還是不斷地回來.
